BPOに必要な準備とは？ ｰ 先を見据えた計画作り
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の導入は、企業にとって効率的な業務運営を実現するための強力な手段です。しかし、その成功にはいくつかの重要な留意点があります。
１．まず知っておきたい！BPOとは？
業務の可視化が不十分であることが挙げられます。BPOを検討する段階で業務が明確に可視化されていなければ、期待する効果を得るのは難しいでしょう。次に、要件の不明確さです。必要な要件を整理し、具体的に定義することが求められますが、業務が偏った解釈をされることで適切な価値が見出せない場合もあります。
さらに、業務の可視化期間が長引くことにも注意が必要です。計画通りに進まないと、費用が想定以上に増加することがあります。委託元企業にとって重要なのは、これらの課題を事前に認識し、適切な準備を整えることです。準備が整うことで、BPOの運用がスムーズに進むだけでなく、企業全体のパフォーマンス向上にも繋がります。
このように、BPOを成功に導くためには、計画的な事前準備が欠かせません。皆さんも、ぜひこれらの要点を意識して取り組んでみてください。
2. 準備～運用開始までの必要なプロセスは？
業務運用を開始する際には、準備段階から運用開始までの一連のステップが欠かせません。このプロセスは、組織が効率的に業務を運営するための基盤を築く重要なものです。
① 計画策定
体制を構築し、役割分担や実施タスクを明確にします。全体スケジュールを作成し、WBS（Work Breakdown Structure）を用いて管理を行います。
② 現状把握
業務の現状を理解し、BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）にあたり解決すべきタスクを明確化します。実施前に現状を把握することが極めて重要です。
③ 業務設計
業務に必要なセキュリティ要件を含む、システムの設計を行います。業務設計に基づいて、必要な環境を整え、システム導入に向けた検討も行います。
④ 環境整備
業務効率を追求するための整備を進め、次に「業務資料作成」へ移ります。マニュアルや作業手順書を作成することで、スムーズな業務実施を支えます。
⑤ 人材開発
必要な人材の採用や研修を行い、「運用初期」では設計内容や運用状況を検証し、必要に応じて修正を加えていきます。そして、ついに「運用開始」を迎えます。
特に、業務設計や業務資料の作成には時間がかかることが多いため、これらのプロセスを丁寧に進めることで、業務のBPO化がスムーズに進行することが期待できます。
このように、業務運用を開始するための準備は一つひとつが重要な意味を持っています。
3. 業務を可視化しよう
業務の効率化や改善は、組織の成長において不可欠です。以下のステップを通じて、業務を可視化し、ボトルネックを明らかにしましょう。
① 業務全体プロセスのフロー図を作成
業務の始まりから終わりまでを俯瞰するためのフロー図を作成します。この図は、業務の各ステップを明確にし、前後の関係を視覚的に示すことで、課題を発見しやすくします。
② 課題プロセスの処理工数を算出
フロー化した業務プロセスの中から特に課題となる部分を取り出し、さらに詳細に分析します。各処理にかかる工数を正確に算出することで、問題の所在が明確になります。
③ BPO範囲の選定
②の情報をもとに、業務プロセスのBPO化をどの範囲で実施するかを決定します。フロー図に基づいて検討することで、対象範囲の前後関係も把握でき、戦略的な選定が可能になります
④ セキュリティ・システム・ネットワークを確認
最後に、選定した業務範囲に必要な設備や、自社のセキュリティポリシーを考慮し、必要なシステムやネットワークの確認を行います。これにより、BPO導入の際のリスクを軽減します。
このプロセスを通じて、業務を可視化し、より効率的な運営を目指していきましょう。
４．BPO範囲を鮮明化しよう
BPOの導入を成功させるためには、明確なフローと範囲の設定が不可欠です。以下のポイントを参考に、システムの整備を進めていきましょう。
①BPOを含めたフロー化
BPO範囲を明確に定義し、新たにフロー図を作成することで、業務プロセスの全体像が把握しやすくなります。BPO先の業務やリスク回避も視野に入れた確認が必要です。
②既存資料のブラッシュアップ
BPO範囲内における既存資料の有無を確認し、必要に応じて外部に開示することも検討しましょう。不足している資料は、新たに作成する、またはBPO先に依頼するなどの対応が必要です。
③正確な処理工数の算出
細分化された工程を処理するための工数を算出します。現在の担当者としっかり連携を取り、稼働率や習熟度を考慮することが成功の鍵です。
④研修時間の設定
これら３つの情報が揃ったら、新入社員の研修に必要な時間を明確に算出します。BPOを進める上で、習熟度が不足していることによるトラブルを避けるための重要な要素となります。
このように、BPO業務を整備するための基盤を確立することで、業務の効率化と精度向上が期待できます。
５．BPO業務の環境要件を定義しよう
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の導入にあたり、適切な業務環境の定義が不可欠です。環境要件とは、業務を効果的に遂行するために必要な条件や基盤を指します。この要件は、セキュリティ面やシステムに関連する数々の要素に影響を及ぼし、BPOの形態に多様性をもたらします。
以下は、BPO範囲を決定する際に考慮すべき主な要素です。
①セキュリティ
自社内での業務においては高いセキュリティが求められます。データの保護は最優先事項となり、詳細なポリシーの策定が必要です。
②BCP対策
ビジネス継続計画（BCP）は、特にクラウド環境では重要ですが、委託先業務においては期待できない場合も多いです。自社での対策が欠かせません。
③ システム
システムの導入状況は業務遂行に直接的な影響を及ぼします。独自のシステムを持つことで、業務の効率化が図れます。
④ 料金
コスト面も重要な要因です。業務の特性や選択した環境によって変動するため、事前の検討が必要です。
⑤ 教育
業務を担うスタッフの教育にも力を入れましょう。教育体制が整っていない場合、業務の質に悪影響を及ぼすことがあります。
BPO業務の環境要件をしっかりと定義することが成功への鍵となります。選択した環境によって業務の成果が変わることを忘れずに、戦略的な決定を行いましょう。
このような重要な業務を効率的に行うためには、自動化や専門的なツール・システムの導入、さらにはアウトソーシングといった手段が有効です。これにより、業務の正確性と効率性を高め、リソースを節約しながら、企業全体のパフォーマンス向上につなげることができます。
６．おわりに
BPOは単なる業務の外部委託ではなく、企業の成長に直結する重要な戦略です。この記事で紹介した準備やプロセスをしっかりと実践することで、BPO導入の効果を最大限に引き出すことができます。未来を見据えた計画を立て、業務の可視化や環境整備に取り組むことで、効果的な運用が可能となり、競争力のある企業へと成長していきましょう。適切な準備こそが成功への第一歩です。
さらに、ホワイトペーパーでは環境要件の比較表や、BPO事業者への相談に必要な準備についても詳しく紹介しています。これらの情報を活用し、企業の持続的な成長を実現していきましょう。
