知っておくべきExcelの機能とは？―今すぐ使える！基本的な関数＆ショートカット一覧
このコラムでは、普段何気なく利用しているExcelの活用方法や基本的な関数＆ショートカット一覧についてご紹介します。
１. Excelとは？
【Excelとは？】
Microsoft社が開発した表計算ソフトであり、数値データの管理に非常に優れています。主にビジネスシーンで広く利用されており、表の作成、計算、グラフ作成、データ管理など、多岐にわたる機能を提供しています。
【Excelの活用場面は？】
Excelは、特にデータを「整理・分析・可視化」する場面で強みを発揮します。下記のように活用場面は無限に広がり、アイデア次第で多くのことに応用できます。
２. Excelの画面解説
Excelの画面は主に以下の要素で構成されています。これらの基本構造を理解することで、操作効率が大きく向上します。
３. よく使う関数
Excelでは関数を使うことで、作業を自動化できます。代表的な関数は以下の通りです。赤字の関数は頻繁に使われます。
４. 表の作り方
【表の作り方】
①表を作りたい場所のセルを選択した状態で、「挿入」タブにある「テーブル」を選択する
②テーブルの編集（デザイン変更、集計行の作成等）をするときは、「テーブルデザイン」タブを選択する
【見やすい表を作る時のポイント】
見やすい表を作ることは、資料の品質を高める上で重要です。
- 罫線を使って情報を区切る
- 見出し行に色をつける
- フォントサイズや配置（中央揃えなど）を統一する
- 桁区切りや通貨表示を設定する
５. グラフの作り方
【グラフの作り方】
①データ範囲を選択する ②「挿入」タブのグラフを選択する
③表示したいグラフを選択する ④グラフをカスタマイズする場合は、グラフにカーソルを乗せると右側に表示されるアイコンから編集を行う
【グラフの作り方（2軸グラフ編）】
①データ範囲を選択する ②メニューバーの「挿入」タブをクリックし、縦棒グラフの「その他の縦棒グラフ」を選択後にグラフの中から「組み合わせ」を選択する
２軸グラフ（複合グラフ）は、2つの異なるデータを同じグラフ上で比較する際に適しています。右の図では、左軸で縦棒グラフ、右軸で折れ線グラフを表現しています。
６. ショートカットキー
日常的に使う操作においてショートカットキーを活用することで、作業効率が飛躍的に向上します。ショートカットキーの一例をご紹介いたします。
７. さいごに
これまで紹介してきたように、Excelは非常に便利なツールですが、業務が高度化・複雑化するにつれて、以下のような課題が発生してしまいます。
- 属人化による業務リスク
- 作業工数の増大
- 入力ミスや集計ミス
このような課題を解決する手段として、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の活用が有効です。専門チームに委託することで、以下のような効果が期待できます。
- 正確性と効率性を確保しながら、社内リソースをコア業務に集中できる
- 一部業務の効率化だけでなく、企業全体の生産性向上にも繋がる
「工数を削減したい、でも人手も足りない…」といったお困りごとが発生した際は、ぜひBPOの活用をご検討ください。
